Se você sente que a maioria
das apresentações corporativas é desinteressante e
cansativa, tem motivo: quem está lá na frente geralmente não entende o que
significa fazer uma exposição para uma plateia.
O primeiro mal-entendido, muito disseminado, é
ideia de que uma boa apresentação precisa ser longa e detalhada. “A pessoa
acredita que tem que fazer muitos slides para mostrar que se esforçou e que o
conteúdo é confiável”, diz Marco Franzolim, diretor da MonkeyBusiness,
agência especializada no assunto.
Acontece que quantidade nem sempre é sinônimo
de qualidade ou credibilidade. Desde que tenha um bom design e um roteiro
criterioso, uma exposição curta e objetiva tem muito mais chances de sucesso.
Outro paradigma equivocado é a ideia de que é
preciso seguir um “protocolo” que não existe: não é preciso agradecer a
oportunidade de estar ali, nem cumprimentar todos ou destacar a presença de
Fulano ou Sicrano. “São rituais de oratória dos anos 1970, que não fazem mais
sentido hoje”, afirma Franzolim. “Vá direto ao ponto, como numa conversa”.
Os recursos do slide, como texto, imagem,
vídeo e som, devem se articular harmonicamente com as mensagens transmitidas
pelo apresentador, tanto na fala quanto pela linguagem corporal.
O público já não aceita mais, como no passado, que o expositor simplesmente
leia o conteúdo dos slides.
Diante do aumento do nível de exigência do
mercado, confira a seguir 7 erros que um profissional não pode mais cometer
nessas ocasiões, e como evitá-los:
1. Não inserir respiros e
quebras
Se você quer colocar a sua plateia para
dormir, faça slides todos da mesma cor e com a mesma diagramação, e organize a
sua fala em blocos de estrutura idêntica. De acordo com Flávio Reis,
sócio-diretor da agência La Gracia, o princípio básico de uma apresentação
interessante é a variedade.
A cada três slides, por exemplo, mude a cor de
fundo; após uma sequência de números, use uma foto ou um vídeo; depois de
apresentar uma grande porção de dados positivos, traga uma má notícia. Ao
quebrar padrões periodicamente, você consegue chamar a atenção e recuperar os
olhos e ouvidos da plateia para si.
2. Montar uma única
apresentação para vários públicos
Outro erro básico é não personalizar a sua
exposição. “Você precisa conhecer o seu público-alvo para moldar os argumentos,
o tipo de raciocínio, a linguagem, a ordem das informações e até a duração da
apresentação”, orienta Marco Franzolim, diretor da MonkeyBusiness. É
preciso conhecer as necessidades e expectativas daquele grupo de pessoas, e
calibrar a sua mensagem para atendê-las da melhor forma possível.
Também é fundamental saber o que você quer que
elas façam depois da apresentação. A ideia é que se tranquilizem com os
resultados da equipe até agora ou que trabalhem por números melhores? Que
comprem o seu produto ou que aprendam a vendê-lo? Você precisa saber muito bem
que tipo de atitude, pensamento ou sentimento deseja inspirar.
3. Elaborar o roteiro “de
memória”
O segredo de uma apresentação eficiente está
na amarração lógica entre as suas diversas partes. Por isso, não preencha os
slides com aquilo que “lembra” que precisa dizer. Um roteiro feito de memória
provavelmente produzirá um apanhado de informações desconexas.
É melhor fazer um brainstorm consigo
mesmo sobre os tópicos que você precisa abordar. Com essa lista pronta em mãos,
reorganize os itens de acordo com as características do seu público, como
mencionado no item 1. “De forma geral, o roteiro deve trazer as informações
mais importantes no início e sempre trazer algum tipo de conclusão ou
provocação no final”, aconselha Franzolim.
4. Exagerar na sobriedade dos dados
Muita gente acredita que é preciso encher os
slides de números, gráficos e tabelas para dar um ar de respeitabilidade à
apresentação — ainda mais se ela for para um público da área financeira. No
entanto, as formas mais convencionais de representação de dados não combinam
com exposições orais.
Melhor, diz Reis, é apostar em opções gráficas
mais leves e descontraídas. Se você precisa mostrar a proporção de mulheres e
de homens numa determinada população, por exemplo, não use uma simples tabela.
Experimente enfileirar “bonequinhos” que representam cada gênero para mostrar a
diferença numérica. Uma rápida busca no Google trará diversos bancos de ícones
para baixar gratuitamente.
5. Usar um design amador
De acordo com Franzolim, o público não aceita
mais apresentações com visual confuso ou de gosto duvidoso. “Determine uma
paleta de 5 cores organizadas numa hierarquia, escolha fontes legíveis e
imagens adequadas, e elabore uma diagramação com regras para a localização e o
tamanho de títulos e subtítulos”, diz.
É importante entender que o design não é um
mero “embelezamento” da apresentação, mas sim um recurso essencial para
promover seu potencial comunicativo. Reis chama a atenção para o uso das
fotos e desenhos de forma mais estratégica. “O objetivo da imagem não é
enfeitar o slide, mas complementar a informação”, explica.
6. Deixar o slide
sobrecarregado de informações
Outro equívoco comum é fazer poucos slides —
na tentativa de deixar a apresentação rápida e sucinta — mas preencher
cada um deles com um excesso de informações. Isso torna o ritmo da exposição
muito mais lento e pode deixar a sua plateia cansada, diz Reis.
Um erro correlato é achar que é preciso ocupar
cada pedacinho do slide, para dar a entender que você trabalhou bastante na
confecção do material. É uma preocupação desnecessária e até nociva. É melhor
deixar alguns espaços vazios, como respiro, para deixar a sua
tela harmoniosa e fácil de ler.
7. Movimentar-se demais (ou de
menos)
Numa apresentação, a linguagem corporal é
tão importante quanto a verbal. Se você tem uma tendência natural a fazer
muitos gestos, é bom se policiar, porque eles podem se tornar “ruídos” para a
sua comunicação com a plateia. O oposto também é preocupante: apresentadores
que ficam muito tempo parados numa mesma posição ou nunca gesticulam tendem a
perder a atenção dos espectadores facilmente.
Para não recair em nenhum extremo, é
importante treinar o máximo possível e se observar, de preferência com a ajuda
de uma filmagem. “O vídeo é muito útil para tomar consciência da sua postura e
dos seus gestos”, explica ele. “Além disso, você tem a oportunidade de criar
uma relação mais relaxada com a câmera, que funciona como o olho da
plateia”.
Fonte: Exame.abril.com
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